Algemene voorwaarden CultuurCircuit PO

Het programma CultuurCircuit PO is onderdeel van Servicepunt Onderwijs van Kunstcircuit Deventer. CultuurCircuit PO is een duurzaam cultuureducatie programma, dat jaarlijks vernieuwt in samenwerking met Deventer scholen en cultuuraanbieders - met voorstellingen, projecten, deskundigheidsbevordering, advies en bemiddeling t.b.v. kennismaking, verdieping en het integreren van doorgaande leerlijnen op basisscholen.

Aanbod CultuurCircuit PO:
Het aanbod van CultuurCircuit PO bestaat uit drie onderdelen:

:1. Voorstellingen/concerten: Zoals jullie gewend zijn, worden deze georganiseerd door Kunstcircuit Deventer. Daarnaast geven we hierop een deel subsidie vanuit CultuurCircuit PO, zodat we de bijdrage per leerling laag kunnen houden.

2. Te bezoeken instellingen die iedere leerling een keer bezocht moet hebben: Deventer verhaal, Deventer Schouwburg, Kunstenlab, Etty Hillesum Centrum, Lebuinuskerk, Moskee, Synagoge, Geert Groote Huis, Filmhuis en de bibliotheek.

3. Workshops/projecten/leerlijnen van hoofdzakelijk Deventer aanbieders – alle disciplines zijn hierin vertegenwoordigd.

Organisatie & voorwaarden:
Alle scholen van het primair onderwijs kunnen meedoen aan het programma CultuurCircuit PO. Hieronder volgt een toelichting op de organisatie van CultuurCircuit PO, de inschrijfprocedure en de voorwaarden.

Toelichting op de organisatie van voorstellingen en te bezoeken instellingen
Wij streven er naar het merendeel van deze voorstellingen en projecten voor vaste, lage prijzen aan te bieden. Meestal is dat een prijs per leerling, een enkele keer per groep. Ook voor dit seizoen is voor het merendeel van de voorstellingen de prijs gelijk gebleven met € 4,50 per leerling. Soms kunnen activiteiten dankzij bijdragen naast de subsidie van CultuurCircuit iets goedkoper zijn. Enkele activiteiten zijn duurder, omdat zij duurder zijn in inkoop en/ of ontwikkelkosten.

Alle voorstellingen en projecten zijn afzonderlijk beschreven, inclusief een overzicht van discipline, doelgroep, tijdsduur, informatie over het uitvoerend gezelschap of de organiserende aanbieder, eventueel lesmateriaal, kosten en overige bijzonderheden. Waar mogelijk plaatsen we "reviews" bij het aanbod op basis evaluaties die bij ons binnen komen.

De organisatie van inschrijvingen, planning, toewijzing en evaluaties voor de voorstellingen en te bezoeken instellingen wordt verzorgd door Kunstcircuit Deventer.

Voor elk nieuw schooljaar verschijnt het programma CultuurCircuit PO eind mei op de website. Om het programma zo goed mogelijk te plannen, wordt een uiterste inschrijfdatum voor of na de zomervakantie gehanteerd. Meer informatie hierover vind je hieronder bij inschrijfprocedure.

Toelichting organisatie workshops/projecten/leerlijnen - aanbod Deventer cultuuraanbieders
Dit betreft vrij aanbod en de prijzen worden door de verschillende cultuuraanbieders zelf bepaald. Ook de organisatie van deze activieiten ligt bij de aanbieders zelf.

Alle projecten en voorstellingen zijn afzonderlijk beschreven, inclusief een overzicht van discipline, doelgroep, tijdsduur, informatie over het uitvoerende gezelschap of de organiserende instelling, eventueel lesmateriaal, kosten en overige bijzonderheden.

Na sluiting van de inschrijfdatum geeft Kunstcircuit de inschrijvingen voor de workshops/projecten/ leerlijnen door aan de betreffende cultuuraanbieders.Hierna wordt de verdere planning en organisatie van deze activiteiten door de betreffende cultuuraanbieders zelf gedaan. Zij nemen na de inschrijving contact op met de scholen.
In veel gevallen kun je ook na het sluiten van de inschrijfdatum voor het CultuurCircuit programma de rest van het schooljaar nog inschrijven op de verschillende workshops/projecten/leerlijnen. Hiervoor kun je rechtstreeks met betreffende cultuuraanbieder contact opnemen.

Financiering
Het programma CultuurCircuit wordt structureel ondersteund door provincie Overijssel en gemeente Deventer.
De scholen dragen per activiteit voor de voorstellingen en de te bezoeken instellingen een jaarlijks vastgesteld bedrag per leerling of per groep bij.

Locaties
Het merendeel van de activiteiten vindt plaats op de scholen zelf. Daarnaast stelt Kunstcircuit zich ten doel scholen zoveel mogelijk met cultuuraanbieders en culturele locaties te laten kennis maken.

Inschrijfprocedure
Elk voorjaar wordt het nieuwe aanbod voor het komend schooljaar op de website gepresenteerd. In principe wordt aan elke school na inschrijving uit de vier verschillende niveau’s (groep 1/2, groep 3/4, groep 5/6 en groep 7/8) een activiteit toegekend.
Tevens is het mogelijk één of meer aanvullende activiteiten - uit het aanbod van de te bezoeken instellingen en workshops/projecten/leerlijnen - aan te vragen.

Mocht je na het sluiten van de inschrijfdatum alsnog wijzigingen hebben, bijvoorbeeld in aantallen leerlingen, of data, dan verzoeken wij dit zo snel mogelijk door te geven.

Voor inschrijvingen die na de gestelde datum binnen komen, kunnen wij geen optimale toewijzing garanderen. Het kan voorkomen dat de door de school gekozen activiteiten dan al "vergeven" zijn. Hoe eerder je inschrijving bij ons binnen is, des te beter kunnen wij de voorstellingen en projecten voor alle scholen tijdig plannen. En des te beter kunnen wij ook rekening houden met keuze en eventuele extra wensen van de school.

Toewijzing
De toewijzing, dat wil zeggen het overzicht (met datum/tijd/locatie/aantal leerlingen) van alle ingedeelde voorstellingen en de te bezoeken instellingen, wordt in de maand november vanut Kunstcircuit naar alle scholen toegestuurd. Wij vragen vervolgens deze toewijzing voor akkoord te ondertekenen, zodat wij na deze bevestiging de ingedeelde groep definitief kunnen plaatsen.
Het totaaloverzicht van alle aangevraagde activiteiten is per school -via de persoonlijke inlogcodes- ook het gehele seizoen terug te vinden op onze website. Eventuele wijzigingen op deze toewijzing dienen per omgaande aan Kunstcircuit Deventer en uiterlijk binnen drie weken, te worden doorgegeven.

Scholen kunnen van ons verwachten dat we zoveel mogelijk alle aanvragen toe kennen. Bij over- of onderinschrijving zoeken wij naar de beste oplossing.

Drie tot twee weken voorafgaand aan de activiteit ontvangen de scholen een herinneringsbericht per e-mail, met eventueel aanvullende informatie over organisatorische zaken en waar mogelijk begeleidend lesmateriaal.

Na afloop van de activiteit stuurt Kunstcircuit Deventer een factuur naar de school.

Annuleren
Annulering van een voorstelling, die toegewezen is aan de school in de maand november vanuit Kunstcircuit, dient te geschieden binnen drie weken na de definitieve bevestiging. Indien een school een voorstelling later in het jaar annuleert, zijn wij genoodzaakt 100% van de kosten in rekening te brengen.

Annulering van een workshop of project, die toegewezen is aan de school, is tot één maand van tevoren (voor de ingedeelde datum) kosteloos. Binnen een periode van een maand tot twee weken vooraf aan de ingedeelde datum brengen wij 50% van de kosten in rekening. Indien een school een workshop of project binnen twee weken annuleert, zijn wij genoodzaakt 100% van de kosten voor de workshop/ project in rekening te brengen.

Organisatiekosten
Het kan voorkomen dat Kunstcircuit organisatiekosten in rekening moet brengen bovenop de prijs per leerling voor een activiteit, bijvoorbeeld wanneer een school kort van tevoren wijzigingen aanbrengt in een toegekende datum, tijd, keuze van een activiteit, het opgegeven aantal leerlingen, of de inrichting van een speelruimte.

Het is raadzaam dat de school ten alle tijden zo snel mogelijk contact op neemt met Kunstcircuit, indien zich wijzigingen voordoen in het reeds geplande roosteroverzicht. Dit vergroot de kans dat Kunstcircuit de gewenste wijzigingen in overleg met de school met zo min mogelijk kosten in orde kan maken.

Toewijzing en bevestiging van workshops/projecten/leerlijnen
Aanmeldingen voor deze activiteiten sturen we naar de betreffende cultuuraanbieders. Deze nemen vervolgens zelf contact op met de school over de organisatie, inhoud, evaluatie van de activiteit en financiële afhandeling.


Voorwaarden bij deelname aan CultuurCircuit PO:

Contactpersoon CC
Op het inschrijfformulier geeft de school aan wie voor dat schooljaar namens de school de contactpersoon CultuurCircuit. Deze persoon is het aanspreekpunt betreffende de organisatie van de activiteiten van Kunstcircuit op de school. Het is belangrijk dat een school een wijziging van een contactpersoon tijdig aan Kunstcircuit kenbaar maakt.

Gastschool
Voor de duidelijkheid hanteren wij bij de meeste voorstellingen het begrip "gastschool" als locatieaanduiding. Hiermee wordt bedoeld dat uw school ofwel te gast zal zijn op een andere school om de betreffende voorstelling bij te wonen, ofwel dat uw school andere scholen als gast zal ontvangen voor het bijwonen van een voorstelling. Voor veel theatergroepen zijn twee voorstellingen op één dag alleen te verzorgen indien die voorstellingen op één locatie (school) plaats vinden.

Bezoek aan theater of filmhuis
Indien de school te gast is in het theater of het filmhuis gaan wij uit van twee begeleiders per groep (van circa 15 á 30 leerlingen), tenzij dit anders vermeld staat bij de betreffende activiteit; begeleiders kunnen leerkrachten en/of ouders zijn. Voor een groter aantal begeleiders zijn in principe geen plaatsen beschikbaar. De voorstellingen en projecten zijn gesubsidieerd en in eerste plaats bedoeld voor leerlingen. Zowel de kwaliteit van voorstellingen en projecten als de veiligheid kunnen in het geding komen, wanneer bezoekersaantallen de vastgestelde marges per voorstelling of project overschrijden.

Indien de school zonder voorafgaand overleg met Kunstcircuit extra begeleiders bij theater- en filmvoorstellingen laat meegaan, kan hen de toegang ontzegd worden.

Organisatie van voorstellingen en projecten op school
Wanneer voorstellingen op scholen plaats vinden, gaan wij er van uit dat de school zorg draagt voor een aantal zaken:

  • Speelruimte
    De speelruimte dient schoon en opgeruimd te zijn en gereed te zijn voor de spelers. Tenzij anders staat aangegeven, wordt voor de speelruimte gebruik gemaakt van een vlakke vloer (geen podium) en daarvoor een tribune-gewijze opstelling van zitplaatsen met behulp van tafels, stoelen, bankjes en matten op de vloer. De school zorgt dat er iemand is om de spelers(s) op te vangen, speelruimte en kleedruimte te wijzen en indien gewenst te helpen met laden en lossen. "Verduistering gewenst" betekent: geen direct daglicht, eventueel zonwering of gordijnen dicht. Het gaat erom een goede sfeer te creëren in de ruimte voor de voorstelling. "Verduistering noodzakelijk": betekent dat de ruimte echt donker moet zijn. Soms is het noodzakelijk dat een school hiervoor extra ramen moet afplakken. De school zorgt dat er iemand is om de eventuele bezoekende scholen op te vangen en te verwijzen naar de speelruimte. We vragen de scholen te helpen om rumoer in de nabijheid van de speelruimte tijdens een voorstelling te voorkomen (bijvoorbeeld in geval van speelruimte grenzend aan een speelplein).
  • Vervoer en tijd
    Wij verzoeken de scholen eventueel vervoer voor leerlingen naar locaties op tijd te regelen.
    Tevens vragen wij op tijd aanwezig te zijn voor aanvang van een voorstelling of project. Houd er ook rekening mee dat een activiteit door onvoorziene omstandigheden iets kan uitlopen.

    Tenslotte
    Spelers, gezelschappen, cultuuraanbieders, verenigingen en Kunstcircuit zetten zich allemaal in om de activiteiten goed te organiseren. Het laatste stukje is aan de school zelf. Een goede voorbereiding, het doornemen van het lesmateriaal of in geval van een voorstelling op school alles tijdig klaar te zetten, of tijdig vervoer te regelen indien het een locatie elders betreft, dat helpt allemaal om de betreffende activiteit tot een echt bijzondere belevenis te maken!